Wekelijkse activiteiten worden vaak week na week apart in de kalender gezet, telkens opnieuw. Dat kost niet alleen steeds wat tijd, maar zorgt er ook voor dat iemand een keer vergeet een activiteit in te plannen, net op de dag zelf.
Door de vaste activiteiten van het hele seizoen meteen in één keer in de kalender te zetten, is dit probleem in één keer opgelost. Alles staat dan al klaar, van het begin tot het einde van het seizoen, zonder dat er nog iets moet worden bijgehouden.
Alles in één keer overzichtelijk
Het is handig om eerst alle vaste activiteiten op een rijtje te zetten, voordat ze effectief in de kalender komen. Zo wordt meteen duidelijk of er ergens een overlapping is, lang voordat die twee activiteiten elkaar echt in de weg zouden zitten.
Met het hele seizoen al ingepland, hoeft er wekelijks nog nauwelijks iets te worden aangepast. Dat scheelt niet alleen tijd, maar geeft ook meteen een duidelijk overzicht van hoe druk een bepaalde week eruitziet, lang op voorhand.
Zodra een uitzondering bekend is, zoals een vrije week of een uitzonderlijk verplaatste les, kan die meteen bij de al ingeplande activiteiten worden genoteerd. Zo blijft de kalender kloppen, zonder dat er achteraf nog twijfel bestaat over welke week nu net anders was.
Het is een goede gewoonte om deze oefening telkens opnieuw te doen bij de start van een nieuw seizoen, wanneer de activiteiten vaak toch al wijzigen. Een vast moment hiervoor, bijvoorbeeld net voor de herfst begint, zorgt ervoor dat de kalender nooit lang verouderd blijft.
Deze aanpak maakt van de kalender een instrument waarop echt te vertrouwen is, in plaats van iets dat elke week opnieuw moet worden bijgewerkt. Het hele gezin weet zo ruim op voorhand wat er de komende maanden te wachten staat.
